Wyznaczanie realnych celów i realizowanie ich z sukcesem to umiejętności, które są pożądane i w życiu zawodowym, i na polu prywatnym. A jak w przypadku każdej umiejętności – ich również trzeba się uczyć, najlepiej w myśl idei ciągłego doskonalenia. Jak to robić? Przede wszystkim warto korzystać ze sprawdzonych metod, które systematyzują proces naprawczy, np. cykl Deminga. Usprawnia on nie tylko zarządzanie jakością i produkcją (tym obszarom był dedykowany), ale i zarządzanie zespołem, a nawet rodziną.

Idea ciągłego doskonalenia

Cykl Deminga – zwany również kołem Deminga lub PDCA od ang. plan, do, check, act) – to koncepcja, która zrewolucjonizowała sposób zarządzania w japońskich zakładach produkcyjnych lat 50. XX wieku. Twórcą i propagatorem PDCA był William Edwards Deming. W swym zamyśle dążył on do opracowania takiej kultury zarządzania, aby organizacja mogła elastycznie reagować na wszelkie konieczne zmiany.

Deming zauważył, że ludzie lepiej dostosowują się do niewielkich, nawet częstych zmian, niż do gwałtownych rewolucji. Dodatkowo wierzył, że tylko ciągłe doskonalenie umożliwi organizacji rozwój. Na cykl Deminga składają się cztery etapy:

• planowanie,
• wykonanie,
• sprawdzanie,
• działanie.

Planuj małe zmiany

Na początkowym etapie PDCA najważniejsze jest – zauważenie problemu. Idea ciągłego doskonalenia, w którą wpisuje się cykl Deminga, zakłada, że w organizacji panuje kultura oparta na otwartości i sprawnej komunikacji w zakresie zgłaszania problemów niezależnie od tego, czy są to małe niedogodności, czy poważne trudności. Sprawne zarządzanie zespołem zakłada reakcję na każde z nich, bez względu od skali.

Zmiana powinna wynikać z jasno zdefiniowanej potrzeby, dlatego na tym etapie najważniejsze jest zauważenie problemu i analizowanie, z czego może wynikać. Kolejnym krokiem jest opisanie stanu docelowego i opracowanie wstępnego planu działania.

Wdrażaj pilotażowe działania

Druga zasada, o której warto pamiętać, realizując cykl Deminga, brzmi: nigdy nie przewidzisz wszystkich skutków swoich działań. Aby więc zobaczyć, czy pomysł na rozwiązanie konkretnego problemu jest skuteczny, trzeba sprawdzić, jak działa w rzeczywistości, ale w mniejszej skali i w kontrolowanych warunkach.

Na tym etapie konieczna jest rzetelna i szczera komunikacja z osobami, których obejmie pilotaż. Aby zmniejszyć poziom oporu, agresji i zniechęcenia, zespół powinien wiedzieć, z czego wynikają zmiany i jaki jest ich cel.

Na bieżąco sprawdzaj efekty

Na tym etapie warto pamiętać, że nie ma rozwiązań idealnych. Każda zmiana niesie ze sobą dobre i złe skutki. Najważniejsze, aby uzyskać cel wyznaczony na etapie planowania. Jeśli wynik nie jest satysfakcjonujący, należy wrócić do pierwszego etapu, aby na nowo zdiagnozować problem i wdrożyć kolejny pilotaż.

Warto podkreślić, że etap ten wymaga ścisłej współpracy z osobami objętymi pilotażem, ich zaufania do kadry zarządzającej oraz szczerości w komunikacji.

Stwórz standard

Efektem udanego pilotażu (nawet po wielu poprawkach) jest opracowanie nowej procedury. W przypadku PDCA ważny jest nie tylko ostateczny wynik, ale i przebieg całego procesu naprawczego. Dlatego oprócz wdrożenia zmian etap ten obejmuje również analizę drogi, którą zespół przeszedł, aby rozwiązać problem. Wychwycenie ewentualnych luk, np. w zakresie komunikacji albo sprawdzania efektów, ułatwi zarządzanie zespołem w przyszłości.

Zarządzanie zespołem w pracy i w domu

Cykl Deminga sprawdza się właściwie w każdej sytuacji. Minimalizuje naturalny opór przed zmianą i, dzięki szybkiej reakcji na etapie pilotażu, niweluje negatywne skutki zmian. Niezależnie do tego, czy celem jest usprawnienie produkcji batoników, zaangażowanie dzieci w wykonywanie obowiązków domowych, czy też wcześniejsze wstawanie – metoda małych kroków i sprawnej komunikacji po prostu działa.